In dit jaarverslag doet de Dienst Uitvoering Subsidies aan Instellingen (DUS-I) verslag van haar werkzaamheden in 2023.
Directeur Aryan van Driel blikt hieronder terug op het afgelopen jaar. Ook leest u over relevante ontwikkelingen en de belangrijkste cijfers over 2023.
Welkom
Sinds de oprichting in 2016 is DUS-I elk jaar in omvang gegroeid. Toch voorzag het afgelopen jaar niemand een groei van 30%. Het aantal subsidieregelingen steeg daarbij met maar liefst 21 stuks tot 138. Directeur Aryan van Driel vertelt wat dit betekende voor de organisatie en welke andere uitdagingen werden overwonnen. Ook blikt hij terug op een aantal mooie successen.
“Groei en ontwikkeling stonden het afgelopen jaar centraal. Toch weten we dat een dergelijke groei moeilijk werkbaar is op de lange termijn.” Aryan legt uit dat de capaciteit voor vernieuwingen telkens gebruikt wordt voor de groei van het werkpakket, in een poging deze groei bij te benen. Ook merkt hij dat de alsmaar toenemende omvang van de organisatie leidt tot een verscheidenheid aan nieuwe uitdagingen. “Neem verbinding, een van onze kernwaarden. Dat is voor collega’s heel belangrijk, maar toch is het lastiger geworden om elkaar te vinden in de steeds groter wordende organisatie en in een hybride werkomgeving.”
Omvangrijke regelingen
Onze regelingen zijn in aantal gegroeid maar ook complexer geworden. Complexere regelingen hebben een zwaardere inhoudelijke beoordeling, soms met een commissie zoals bij de LLO-katalysator.
De kwantatieve groei zit in de toename van omvangrijke subsidieregelingen, zoals Verbetering basisvaardigheden of de post-covidregeling. Indrukwekkende regelingen en maatschappelijk ook heel relevant, vindt Aryan. De uitvoering van deze laatste regeling ging echter niet zonder slag of stoot.
Aryan legt uit dat het van tevoren duidelijk was dat de post-covidregeling in de huidige vorm lastig uitvoerbaar zou zijn. Hij streeft dan ook naar een meer kritische blik in het voortraject. Daarnaast merkt hij dat DUS-I in toenemende mate een spanningsveld ervaart. “We streven ernaar belastinggeld op de juiste plek terecht te laten komen en dit te controleren. Maar we willen het onze klanten ook zo makkelijk mogelijk maken om een subsidie aan te vragen. Dat wringt soms.”
Klantsignalen
Toch zijn er ook genoeg successen en verbeteringen te noteren, benadrukt Aryan. Dit is vooral merkbaar in de dagelijkse werkpraktijk. “Vroeger moesten we alle zeilen bijzetten om de groei bij te houden. Vooral de coronacrisis speelde daarin een rol, met alle regelingen die in korte tijd moesten worden uitgevoerd. Tegenwoordig lukt het ons om – naast de waan van de dag – ook nadrukkelijker vooruit te kijken.” En bij dat vooruitkijken speelt onder meer de feedback van klanten een belangrijke rol, vertelt Aryan. “We ontvangen veel klantsignalen, bijvoorbeeld via het klanttevredenheidsonderzoek. Van die feedback leren we ontzettend veel.”
Een deel van die terugkoppeling heeft betrekking op het aanvraagproces. DUS-I maakt op dit moment gebruik van drie verschillende aanvraagportalen en vier behandelsystemen. Dat heeft een duidelijke reden, vertelt Aryan. “We zijn groot geworden met een ‘yes, we can’-mentaliteit. Dat vraagt om een werkomgeving die innovatie stimuleert. Een voorbeeld is het intern ontwikkelde Subsidieplatform, waar we steeds meer gebruik van maken. Bij die innovatie gaat soms ook wel eens wat mis, maar we krijgen wel altijd alles voor elkaar.”
Beste overheidsorganisatie
Het streven om de beste overheidsorganisatie te worden is een belangrijke drijfveer voor die innovatie. Maar om die ambitie te verzilveren én grip te krijgen op alle organisatieontwikkelingen, heeft het MT ook gekeken naar andere, uiteenlopende verbeterpunten. Voor de overzichtelijkheid heeft het MT de doelen onderverdeeld in vier thema’s: optimale dienstverlening, verbindend samenwerken, medewerkers en expertisecentrum. Aryan legt uit dat een relatief abstracte ambitie op deze manier heel concreet is geworden. “De beste overheidsorganisatie worden is een streven dat op alles van invloed is, maar toch pas echt motiveert als het grijpbaar wordt. Dankzij de vertaling naar concrete doelen hebben we er allemaal meer gevoel bij.”
Het MT heeft aan de hand van de thema’s meerdere doelen geformuleerd. Zo streeft DUS-I naar meer gezamenlijke aanpak in de uitvoering en wil het de meest inclusieve organisatie van het ministerie van VWS worden. Ook zet het MT in op meer gegevensuitwisseling om het aanvraagproces makkelijker te maken en wil het ook de komende jaren blijven luisteren naar de verhalen van klanten. Prachtige ambities, die voor een deel al in de praktijk worden gebracht en in 2024 meer aandacht krijgen. Aan andere voorspellingen voor het nieuwe jaar durft Aryan zich niet te wagen. “Ik hoop dat er meer aandacht komt voor het totale subsidielandschap. Dit om onnodige stapeling en lastendruk van regelingen zoveel mogelijk te voorkomen. We merken dat die wens leeft onder aanvragers.”