Stroom 1 - Instellingssubsidie pg-organisaties

De kern van lotgenotencontact is de mogelijkheid van (h)erkenning, bewustwording en het benutten van ervaringsdeskundigheid. De pg-organisatie zorgt voor een laagdrempelige manier waarop contacten en ervaringsuitwisseling vorm krijgen. De activiteiten zijn tenminste laagdrempelig toegankelijk voor de leden van de organisatie.

Voorbeelden van activiteiten die onderdeel kunnen zijn van lotgenotencontact, zijn het uitwisselen van ervaringen door:

• Het organiseren van informatie- en themabijeenkomsten.
• Cursussen en gespreksgroepen.
• Internetfora.
• Telefonisch contact.

Informatievoorziening betekent cliëntgerichte informatie over een specifieke aandoening of beperking en daarmee samenhangende zaken. De informatie is gratis toegankelijk voor het algemeen publiek, is in ieder geval beschikbaar in de Nederlandse taal en is in lijn met de stand van de wetenschap.

Voorbeelden van activiteiten die onder informatievoorziening vallen, zijn:

• Folders, brochures en nieuwsbrieven opstellen en verspreiden.
• Voorlichtingsfilms maken.
• Bijdragen aan keuzegidsen.
• Dialoogondersteuning.
• Doorverwijzen naar de juiste instanties voor specifieke ondersteuning.

Met 'belangenbehartiging' worden activiteiten van pg-organisaties bedoeld die gericht zijn op gedragsverandering of beleidsverandering door bijvoorbeeld zorgaanbieders, medische beroepsgroepen, brancheorganisaties, zorgverzekeraars, wetenschappelijke onderzoeksinstellingen, farmaceutische producenten, producenten van medische hulpmiddelen, maatschappelijke organisaties, overheden of zorgkantoren. De pg-organisaties vertegenwoordigen de belangen van een afgebakende groep bestaande uit de achterban van een pg-organisatie.

Voorbeelden van activiteiten die onder (aandoeningsspecifieke) belangenbehartiging vallen, zijn:

• Het lidmaatschap van Nederlandse en Europese samenwerkingsorganisaties, platforms of koepels.
• Het bundelen en het inbrengen van ervaringskennis in diverse overlegsituaties zoals bij aanbieders, verzekeraars, overheden en andere maatschappelijke organisaties.
• Het verbeteren van de beeldvorming in de samenleving door voorlichting en bewustwording.

Om het aanvragen van een instellingssubsidie overzichtelijker te maken zijn de backofficetaken onderdeel van de subsidiabele activiteiten geworden. Hiervoor hoeft u niet meer apart subsidie voor aan te vragen.

De volgende taken vallen onder het uitvoeren en/of uitbesteden van backoffice taken:

• Bestuursondersteuning: bijvoorbeeld een landelijk coördinatiepunt en een vast postadres, een secretariaatsfunctie, een telefonisch aanspreekpunt als eerstelijnsopvang, archieffunctie en het opstellen van managementrapportages.
• Leden- of donateursadministratie: het verzorgen van een digitale ledenadministratie met facturatie en correspondentie.
• Financiële administratie: het verzorgen van een lopende boekhouding en de financiële jaarstukken zoals jaarrekeningen, jaarverslagen en de informatie die u moet sturen om uw verleende subsidie te verantwoorden.
• Communicatie en digitaal werken: bijvoorbeeld voorlichtingsmateriaal en het eventueel maken en verzenden van drukwerk, of data-opslagdiensten en softwarepakketten die plaatsonafhankelijk werken mogelijk maken.

Deze taken worden uitgevoerd door een of meerdere externe partijen die bij de Kamer van Koophandel zijn geregistreerd. Dit mogen ook eenmanszaken zijn.

Zijn de kosten voor de backofficetaken meer dan 20% van het totale subsidiebedrag dat de pg-organisatie aanvraagt? Dan moet de pg-organisatie een de-minimisverklaring meesturen bij de subsidieaanvraag. Hiermee verklaart u dat u in de afgelopen 3 jaar niet meer dan €200.000 aan backoffice subsidie heeft ontvangen.

De pg-organisatie richt zich volgens de statuten op mensen met één of meerdere aandoeningen, hun naasten of wettelijk vertegenwoordigers of op een aandoeningsoverstijgend thema. Onder ‘aandoening’ wordt verstaan een ziekte, beperking, handicap of psychische kwetsbaarheid zoals beschreven in de ICD. (Klik links boven op 'ICD' en selecteer 'ICD-10-2021v3-C'. In uw aanvraag kunt u een overkoepelende code opgeven, zoals 'A00' en/of een specifiekere code(s) zoals 'A00.1'.) Met ‘aandoeningsoverstijgend’ wordt bedoeld de aspecten van het leven met een aandoening, die voor meerdere aandoeningen tegelijkertijd van toepassing kunnen zijn.

Uw organisatie moet werkzaam zijn voor heel Nederland. Organisaties met een kleiner bereik (lokaal/regionaal) kunnen geen subsidie aanvragen. Internationale activiteiten op het gebied van informatievoorziening, lotgenotencontact en/of belangenbehartiging zijn mogelijk, als de activiteiten ten goede komen aan de cliënten in Nederland.

Uw organisatie moet een vaste achterban hebben. Bij een vereniging moet sprake zijn van leden en eventueel donateurs, bij een stichting moet het gaan om donateurs. Het is de bedoeling dat uw leden en/of donateurs zelf jaarlijks een financiële bijdrage leveren aan de instandhouding van uw organisatie. Dit toont u aan met een geanonimiseerde lijst van leden en/of donateurs, met per lid de woonplaats en het jaarlijkse contributiebedrag.

U heeft bijvoorbeeld een integriteitsbeleid en een klachtenregeling.

Meestal staat dit in de statuten.

U heeft gedurende minstens 12 maanden voorafgaand aan het boekjaar waarop de subsidieaanvraag betrekking heeft zonder PGO-subsidie gefunctioneerd. Gedurende deze tijd zijn er activiteiten georganiseerd op het gebied van lotgenotencontact, informatievoorziening en/of (aandoeningsspecifieke) belangenbehartiging.

Dit toont u aan met het moment van inschrijving bij de Kamer van Koophandel (KvK). Vraagt u subsidie aan voor het jaar 2024? Dan stond uw organisatie op 1 januari 2023 ingeschreven bij de KvK. Ook stuurt u bij uw aanvraag het jaarverslag van het voorafgaande boekjaar mee of de laatst opgemaakte balans en resultaatrekening.

U kunt alleen subsidie aanvragen als er geen andere pg-organisatie is die in het voorafgaande jaar al een instellingssubsidie via deze regeling heeft ontvangen, en die zich richt op dezelfde, een verwante of vergelijkbare aandoening of beperking, of die zich richt op een bredere overlappende doelgroep.

Als de nieuwe organisatie minimaal 50% meer betalende leden of donateurs heeft dan de pg-organisatie die al via deze regeling subsidie ontvangt, kan de minister alsnog instellingssubsidie verstrekken.

Wanneer moet ik een melding maken?

U moet altijd een melding maken als u:

• een onderbesteding van meer dan 15% verwacht op het totaal verleende subsidiebedrag;
• subsidiegeld naar een nieuwe activiteit wilt verschuiven;
• niet aan alle verplichtingen uit de verleningsbrief kunt voldoen;
• te maken heeft gehad met onvoorziene omstandigheden die gevolgen kunnen hebben voor de subsidie.

U hoeft geen melding te maken bij een (verwachte) onderbesteding van minder dan 15% van het totaal verleende bedrag.

Hoe maak ik een melding?

Een maakt een melding via fondspgo@minvws.nl met een toelichting. Als uw melding compleet en goedgekeurd is ontvangt u van ons een herziene verlening. Bij de vaststelling ontvangt u instructies hoe u het eventueel te veel betaalde bedrag kunt terugstorten.

Voorbeeldsituaties

Situatie 1: Onderbesteding

Het kan voorkomen dat de begrote kosten voor de gesubsidieerde activiteiten lager uitvallen dan verwacht. Bijvoorbeeld wanneer een organisatie (boven verwachting) de gesubsidieerde activiteiten heeft kunnen uitvoeren met vrijwilligers in plaats van betaald personeel. Bij een verwachte onderbesteding van meer dan 15% op het totaal verleende subsidiebedrag moet u hiervan zo snel mogelijk een melding. In ieder geval tijdens het lopende subsidiejaar.

Situatie 2: Deels of in zijn geheel niet uitgevoerd

Soms lukt het vanwege een onvoorziene situatie niet om één of meerdere activiteiten uit te voeren, of het lukt alleen gedeeltelijk. Hiervan moet u zo snel mogelijk een melding maken, uiterlijk in het lopende subsidiejaar.

Situatie 3: Nieuwe activiteit(en)

Dit meldt u voordat u de nieuwe activiteit gaat uitvoeren. In dit geval vragen we de organisatie om toelichting zodat deze activiteiten, net als bij de aanvraag, getoetst kunnen worden aan het beleidskader. Let op: maak de melding vóór het uitvoeren van de nieuwe activiteit. Mocht u dit niet hebben gedaan, en de nieuwe activiteit blijkt na controle niet subsidiabel, dan riskeert u een terugvordering van het reeds bestede bedrag.

Wanneer moet ik een melding maken?

U moet altijd een melding maken als u:

• een onderbesteding van meer dan 15% verwacht op het totaal verleende subsidiebedrag;
• een nieuwe activiteit wilt uitvoeren;
• meer dan 15% of €500 tussen de kernfuncties wilt verschuiven;
• de opgegeven eigen bijdrage voor een activiteit wijzigt;
• niet aan alle verplichtingen uit de verleningsbrief kunt voldoen;
• te maken heeft gehad met onvoorziene omstandigheden die gevolgen kunnen hebben voor de subsidie.

U hoeft geen melding te maken:

• bij verschuivingen tussen kernfuncties van minder dan €500 of 15%;
• bij een (verwachte) onderbesteding van minder dan 15% van het totaal verleende bedrag;
• bij het verschuiven van vrijgekomen subsidiegeld naar bekende activiteiten binnen dezelfde kernfunctie.

Hoe maak ik een melding?

U maakt een melding door het herzieningsformat in te vullen en te sturen naar fondspgo@minvws.nl. Als uw melding compleet en goedgekeurd is ontvangt u van ons een herziene verlening. Bij de vaststelling ontvangt u instructies hoe u het eventueel te veel betaalde bedrag kunt terugstorten.

Voorbeeldsituaties

Situatie 1: Onderbesteding

Het kan voorkomen dat de begrote kosten voor de gesubsidieerde activiteiten lager uitvallen dan verwacht. Bijvoorbeeld wanneer een organisatie (boven verwachting) de gesubsidieerde activiteiten heeft kunnen uitvoeren met vrijwilligers in plaats van betaald personeel. Bij een verwachte onderbesteding van meer dan 15% op het totaal verleende subsidiebedrag moet u hiervan zo snel mogelijk een melding. In ieder geval tijdens het lopende subsidiejaar.

Situatie 2: Deels of in zijn geheel niet uitgevoerd

Soms lukt het vanwege een onvoorziene situatie niet om één of meerdere activiteiten uit te voeren, of het lukt alleen gedeeltelijk. Hiervan moet u zo snel mogelijk een melding maken, uiterlijk in het lopende subsidiejaar.

Situatie 3: Nieuwe activiteit(en)

Dit meldt u voordat u de nieuwe activiteit gaat uitvoeren. In dit geval vragen we de organisatie om toelichting zodat deze activiteiten, net als bij de aanvraag, getoetst kunnen worden aan het beleidskader. Let op: maak de melding vóór het uitvoeren van de nieuwe activiteit. Mocht u dit niet hebben gedaan, en de nieuwe activiteit blijkt na controle niet subsidiabel, dan riskeert u een terugvordering van het al bestede bedrag.

Situatie 4: Eigen bijdrage niet gerealiseerd of wijzigt

Het kan voorkomen dat de eigen bijdrage die een organisatie aanvankelijk heeft begroot, door onvoorziene omstandigheden niet gerealiseerd kan worden. Subsidieaanvragers worden tijdens de vaststelling van de subsidie gehouden aan de opgegeven eigen bijdrage. Hierom is het belangrijk om ook hiervan zo snel mogelijk een melding te maken.

Situatie 5: Subsidie verschuiven tussen kernfuncties

Wanneer u subsidie wilt verschuiven tussen bijvoorbeeld lotgenotencontact en informatievoorziening moet u hier melding van maken, ook als de activiteiten bij ons bekend zijn. Gaat het om een nieuwe activiteit? Geef dan een uitgebreidere toelichting zodat deze activiteit door ons beoordeeld kan worden.