Wanneer moet ik een melding maken?
U moet altijd een melding maken als:
- U een onderbesteding van meer dan 15% verwacht op het totaal verleende subsidiebedrag.
- U een nieuwe activiteit wilt uitvoeren.
- U meer dan 15% of €500 tussen de kernfuncties wilt verschuiven.
- De opgegeven eigen bijdrage voor een activiteit wijzigt.
- U niet aan alle verplichtingen uit de verleningsbrief kunt voldoen.
- U te maken heeft gehad met onvoorziene omstandigheden die gevolgen kunnen hebben voor de subsidie.
Ontvangt u een aanvullende subsidiebedrag voor backofficetaken? Dan moet u ook een melding maken als:
- Blijkt dat niet alle backofficetaken in het subsidiejaar kunnen worden uitgevoerd.
- Blijkt dat u subsidiegeld overhoudt voor de aanvulling voor de backoffice en dit wenst te besteden aan een andere activiteit.
Wanneer hoef ik geen melding te maken?
- Bij verschuivingen tussen kernfuncties van minder dan €500 of 15%.
- Bij een (verwachte) onderbesteding van minder dan 15% van het totaal verleende bedrag.
- Het verschuiven van vrijgekomen subsidiegeld naar bekende activiteiten binnen dezelfde kernfunctie.
Hoe maak ik een melding?
U maakt een melding door het herzieningsformat in te vullen en te sturen naar fondspgo@minvws.nl. Als uw melding compleet en goedgekeurd is ontvangt u van ons een herziene verlening. Bij de vaststelling ontvangt u instructies hoe u het eventueel te veel betaalde bedrag kunt terugstorten.
Voorbeeldsituaties
Situatie 1: Onderbesteding
Het kan voorkomen dat de begrote kosten voor de gesubsidieerde activiteiten lager uitvallen dan verwacht. Bijvoorbeeld wanneer een organisatie (boven verwachting) de gesubsidieerde activiteiten heeft kunnen uitvoeren met vrijwilligers in plaats van betaald personeel. Bij een verwachte onderbesteding van meer dan 15% op het totaal verleende subsidiebedrag moet u hiervan zo snel mogelijk een melding. In ieder geval tijdens het lopende subsidiejaar.
Situatie 2: Deels of in zijn geheel niet uitgevoerd
Soms lukt het vanwege een onvoorziene situatie niet om één of meerdere activiteiten uit te voeren, of het lukt alleen gedeeltelijk. Hiervan moet u zo snel mogelijk een melding maken, uiterlijk in het lopende subsidiejaar.
Situatie 3: Nieuwe activiteit(en)
Dit meldt u voordat u de nieuwe activiteit gaat uitvoeren. In dit geval vragen we de organisatie om toelichting zodat deze activiteiten, net als bij de aanvraag, getoetst kunnen worden aan het beleidskader. Let op: maak de melding vóór het uitvoeren van de nieuwe activiteit. Mocht u dit niet hebben gedaan, en de nieuwe activiteit blijkt na controle niet subsidiabel, dan riskeert u een terugvordering van het al bestede bedrag.
Situatie 4: Eigen bijdrage niet gerealiseerd of wijzigt
Het kan voorkomen dat de eigen bijdrage die een organisatie aanvankelijk heeft begroot, door onvoorziene omstandigheden niet gerealiseerd kan worden. Subsidieaanvragers worden tijdens de vaststelling van de subsidie gehouden aan de opgegeven eigen bijdrage. Hierom is het belangrijk om ook hiervan zo snel mogelijk een melding te maken.
Situatie 5: Subsidie verschuiven tussen kernfuncties
Wanneer u subsidie wilt verschuiven tussen bijvoorbeeld lotgenotencontact en informatievoorziening moet u hier melding van maken, ook als de activiteiten bij ons bekend zijn. Gaat het om een nieuwe activiteit? Geef dan een uitgebreidere toelichting zodat deze activiteit door ons beoordeeld kan worden.
