Ga direct naar inhoud

MDT 2023 - Handreiking

Publicatie | 24-05-2024

Deze handleiding hoort bij de regeling Maatschappelijke Diensttijd – 2023.

Inleiding

Jongeren, scholen, gemeenten, maatschappelijke organisaties, het Rijk en anderen hebben in opdracht van het kabinet Rutte III de Maatschappelijke diensttijd (MDT) ontwikkeld. Het MDT-netwerk bestaat uit ruim 3.000 organisaties die weten wat er leeft onder jongeren. Deze organisaties werven, begeleiden, matchen en faciliteren maatschappelijke activiteiten waarbij MDT’ers iets doen voor een ander, hun talent ontwikkelen, interesses ontdekken en anderen ontmoeten. We zijn in 2023 op weg het MDT-netwerk door te ontwikkelen naar een duurzaam en zichzelf organiserend netwerk.

Via de regeling Maatschappelijke Diensttijd is in 2023 subsidie beschikbaar voor MDT-projecten.

Bij de ontwikkeling van de MDT 2023-regeling is rekening gehouden met de behoeften van het MDT- netwerk. Subsidieronde 2023 is bedoeld om het MDT-aanbod op te schalen en het MDT-netwerk uit te breiden met nieuwe organisaties. Nieuwe en bestaande MDT-organisaties kunnen namens partnerschappen subsidie aanvragen om een MDT-project te starten.

Als bestaande MDT-organisaties subsidie aanvragen voor MDT 2023, is het wel de bedoeling dat er een nieuw, separaat MDT-project wordt opgezet:

  1. Bestaande MDT-organisaties mogen in een nieuw MDT-project (grotendeels) voortbouwen op het voorgaande of nog lopende MDT-project. Ervaringen uit het voorgaande MDT-project en nieuwe omstandigheden moeten wel aantoonbaar worden verwerkt in de doelstellingen en aanpak van het nieuwe MDT-project. Ook stelt de regeling op onderdelen andere eisen aan de uitvoering van MDT-trajecten en aan de organisatie van het partnerschap. zie hiervoor de subsidieregeling en het beoordelingskader in de subsidieregeling.
  2. Onder subsidieregeling MDT 2023 mag door iedere penvoerder één keer subsidie worden aangevraagd, maar MDT-organisaties mogen meerdere MDT-projecten van verschillende MDT-subsidieregelingen tegelijkertijd uitvoeren. Vermenging van subsidiestromen van verschillende MDT-subsidieregelingen is echter niet toegestaan. Daarom moeten de projectorganisatie en projectadministratie per MDT-project gescheiden uitgevoerd worden.

Deze handreiking ondersteunt aanvragers bij het aanvragen van subsidie voor de subsidieregeling MDT 2023 en geeft u uitgebreidere informatie op bepaalde onderwerpen. Het blijft noodzakelijk dat u de subsidieregeling MDT 2023 en de toelichting erop leest, plus eventuele bijbehorende wijzigingsregeling(en) en de informatie op de website. De subsidieregeling is leidend.

Subsidieregeling MDT 2023

Op de website kunt u meer lezen over voor wie deze subsidieregeling is bedoeld, het doel, de projectperiode en de hoogte van de subsidie. In dit hoofdstuk gaan we nog iets dieper in op de trajectvarianten, de subsidiëring van niet-afgeronde trajecten en de cofinanciering/garantstelling.

Trajectvarianten

Binnen MDT 2023 kunnen drie trajectvarianten worden aangevraagd: een MDT-basis-traject, een MDT-plus-traject en een MDT-extra-traject. U bepaalt zelf welke trajectvariant(en) u aanvraagt. De aan te vragen variant(en) hangt/hangen samen met de doelgroep, het aantal uren van een traject en de intensiteit van begeleiding.

In uw subsidieaanvraag vermeldt u per variant het aantal trajecten dat u gaat uitvoeren met de kostprijs per MDT-traject. Dit bepaalt de totale kosten van het project. De maximale kostprijs per trajectvariant staat hieronder. Dit betekent uiteraard dat uw kostprijs (maximaal 75% aan subsidie en minimaal 25% aan cofinanciering) lager mag liggen.

MDT-basis

  • Duur: minimaal 80 uur
  • Periode: van maximaal 6 maanden
  • Maximale subsidie per traject: €1.312
  • Maximale kostprijs per traject: €1.750

MDT-extra*

  • Duur: minimaal 80 uur
  • Periode: van maximaal 6 maanden
  • Maximale subsidie per traject: €1.875
  • Maximale kostprijs per traject: €2.500

MDT-plus**

  • Duur: minimaal 200 uur
  • Periode: van minimaal 3 maanden en maximaal 6 maanden
  • Maximale subsidie per traject: €2.100
  • Maximale kostprijs per traject: €2.800

* Deze variant is van toepassing op jongeren met een extra ondersteuningsbehoefte, waardoor intensievere begeleiding aan de orde is. Dit betekent dat de doelgroep en de ondersteuningsbehoefte van de jongeren concreet moet worden beschreven. En dat wordt onderbouwd hoe de intensieve begeleiding aansluit op de ondersteuningsbehoefte van deze jongeren.

** De hogere kostprijs moet van meerwaarde zijn voor jongeren. Dit betekent dat de doelgroep en de behoefte van de jongeren concreet wordt beschreven. En dat wordt onderbouwd hoe het langere traject aansluit op de motivatie en behoefte van de jongeren.

Subsidiëring van niet-afgeronde trajecten

Met MDT 2023 wordt subsidie verleend per MDT-traject. In het MDT-netwerk is vorig jaar de wens geuit dat er ook subsidie wordt verstrekt voor niet-afgeronde MDT-trajecten. Bijvoorbeeld als een jongere na de intake wordt doorverwezen naar een ander MDT-project of uitvalt vanwege  langdurige ziekte. Daarom is een uitval tot maximaal 15% van de geplande MDT-trajecten subsidiabel. Als dus na afloop van de subsidieduur minimaal 85% of meer van de geplande MDT-trajecten is gerealiseerd, dan wordt de subsidie op grond hiervan niet lager vastgesteld*. Als minder dan 85% van de voorgenomen trajecten is gerealiseerd, worden de verleende subsidiebedragen voor niet-afgeronde trajecten onder 85% in mindering gebracht op de subsidie.

* Let op: Als u voldoet aan de norm van 85% kan de subsidie nog wel lager worden vastgesteld, als u minder kosten heeft gerealiseerd dan u heeft opgegeven in de aanvraag. Voor rekenvoorbeelden, zie 'Eindrapportage en vaststelling' van deze handreiking.

Cofinanciering en garantstelling

In de subsidieaanvraag moet de begroting van een project sluitend zijn. Dit betekent dat de gevraagde subsidie en de begrote cofinanciering bij elkaar opgeteld, gelijk moeten zijn aan de begrote totale kosten van uw MDT-project. De subsidie is maximaal 75% van de totale kosten. Minimaal 25% van de begrote kosten van uw MDT-project moet gefinancierd worden door de inbreng van financiering en/of middelen van penvoerder, partners van het partnerschap en/of derden, zoals fondsen of bedrijfsleven.

Cofinanciering gebeurt ‘in cash’ en/of ‘in kind’.

  • Met in cash  wordt een bijdrage in geld bedoeld.
  • Met in kind wordt een andere bijdrage bedoeld. Niet in de vorm van geld, maar in de vorm van inzet, goederen of diensten (in natura).

Bij de aanvraag dient u een ingevulde ‘cofinancieringsverklaring MDT2023’ per cofinancier in. In  de cofnancieringsverklaring is een toelichting opgenomen. Hierin staat hoe u cofinanciering moet opgeven en aan welke eisen u moet voldoen. Lees deze toelichting goed!

Garantstelling

Als bij de subsidieaanvraag de cofinanciering nog niet helemaal rond is, mag de penvoerder voor maximaal 5% van de totale projectkosten garant staan. De penvoerder is gedurende de subsidieperiode verantwoordelijk voor het alsnog vinden van cofinanciers die dekking kunnen geven.

Hieronder een voorbeeld hoe de cofinanciering en de bijbehorende percentages worden toegepast bij een MDT-project met totale kosten van €1.000.000:

Project X
Totale kosten €1.000.000 100%
Subsidie €750.000 75%
Cofinanciering €250.000 minimaal 25%

Voorbeeld van de toepassing van de beperkte garantstelling:

Project Y
Totale subsidiabele kosten €1.000.000 100%
Subsidie €750.000 75%
Cofinanciering €200.000 minimaal 20%
Garantstelling €50.000 maximaal 5%

Cofinanciering wordt gezien als een instrument om het maatschappelijk draagvlak voor MDT uit te bouwen en toe te werken naar een duurzaam financieringsmodel voor MDT.

Aanvraagprocedure

In dit hoofdstuk lichten we toe hoe het aanvraagproces verloopt en hoe u een aanvraagformulier invult.

Aanvraagproces

In deze paragraaf leggen wij u uit wat van u als penvoerder wordt verwacht voor het indienen van een aanvraag. Onder 'Subsidieaanvraag' beschrijven wij wat u in het aanvraagformulier moet invullen.

Stap 1

Via een link op de website kunt u vanaf moment van opening het aanvraagformulier invullen. U kunt het formulier tussentijds opslaan, zodat u op een later moment verder kunt gaan.

Voor technische vragen over het aanvraagformulier tijdens het aanvragen, kunt u contact opnemen met DUS-I.

Stap 2

Wanneer u het formulier gaat invullen is het handig om alvast documenten en informatie bij de hand te hebben. Denk onder meer aan:

  • Contactgegevens van de penvoerder.
  • Gegevens van uw (samenwerkings)partners.
  • Een bankafschrift, niet ouder dan 3 maanden.
  • Een ondertekende intentieverklaring tot samenwerking van alle samenwerkingspartners.
  • Optioneel: als u al een samenwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, mag u deze uploaden en vervalt de intentieverklaring tot samenwerking.
  • Ondertekende cofinancieringsverklaring(en).
  • Optioneel: als u al een Data Sharing Agreement (DSA) heeft afgesloten met partners waarmee u gegevens uitwisselt, kunt u die uploaden.
  • Optioneel: een ingevulde spreadsheet partners, alleen verplicht als het partnerschap uit 16 of meer partners bestaat.
  • Voor nieuwe aanvragers, een recente jaarrekening.
  • Een volmacht als de aanvrager niet tekenbevoegd is. Dit controleren wij in het Handelsregister.

Alle bijlagen moet u direct bij de subsidieaanvraag (tabblad 10) uploaden. Er zijn twee uitzonderingen: de samenwerkingsovereenkomst en de Data Sharing Agreement (DSA). Deze mag u uiterlijk drie maanden na de verlening van de subsidie bij DUS-I aanleveren via MDTsubsidies@minvws.nl onder vermelding van uw projectnummer.

Nadere toelichting samenwerkingsovereenkomst en DSA

Een samenwerkingsovereenkomst is een verplicht onderdeel van het partnerschap. Hierin legt u onder meer vast hoe u samenwerkt met uw partners en hoe het partnerschap omgaat met geschillen.

Soms moet een partner aan de penvoerder gegevens verstrekken over de uitvoering en realisatie van de MDT-trajecten. Bijvoorbeeld in het kader van beleidsonderzoek. In dat geval moet als onderdeel van de samenwerkingsovereenkomst ook een data sharing agreement (DSA) worden afgesloten. Hierin staat onder meer waarvoor de gegevens worden verstrekt. Voor zowel de samenwerkingsovereenkomst als voor de DSA is een format beschikbaar. In het aanvraagportaal kunt u optioneel al samenwerkingsovereenkomsten en DSA’s afzonderlijk van elkaar uploaden.

Stap 3

Vul het aanvraagformulier in en sla tussentijds op. Het aanvraagformulier bestaat uit verschillende onderdelen die in paragraaf 'Subsidieaanvraag' verder worden toegelicht.

Uitwerking van de beoordelingscriteria in de subsidieaanvraag

In de subsdieregeling MDT2023 staat het beoordelingskader waar de beoordelingscommissie uw aanvraag op toetst. Deze komen in het aanvraagformulier aan bod. Werk in uw subsidieaanvraag per criterium alle onderdelen kort en bondig uit. Het gaat om de onderstaande thema’s/criteria:

  1. Motivatie en expertise (alleen voor nieuwe penvoerder)
  2. Reflectie (alleen voor bestaande penvoerder)
  3. MDT-doelstellingen en realisatie
  4. Activiteiten
  5. Partnerschap en verduurzaming
  6. Begroting

U beantwoordt de gestelde vragen in het aanvraagformulier. Per vraag staat het maximaal aantal woorden aangegeven.

Stap 4

Laat de aanvraag door een tekeningsbevoegde persoon ondertekenen. Controleer de ondertekening en de bevoegdheid goed alvorens u de aanvraag indient.

Na het indienen van uw subsidieaanvraag krijgt u een ontvangstbevestiging per e-mail, met daarin uw aanvraag in pdf.

Subsidieaanvraag

In deze paragraaf wordt u meegenomen in wat u zoal in het aanvraagformulier moet invullen voordat u de aanvraag bij DUS-I indient. Let op dat de informatie per aanvrager iets anders kan zijn afhankelijk van of de penvoerder nieuw is of al eerder MDT-subsidie heeft ontvangen.

Intro

Het aanvraagformulier voor MDT 2023-subsidie start met een inleidende tekst.

Penvoerder

Daarna vult u op tabblad 2 de organisatiegegevens van de penvoerder en contactpersoongegevens in. In dit aanvraagformulier is rekening gehouden met de praktijk waarin vaak meer dan één persoon aanspreekpunt is van een bepaald MDT-project. Bijvoorbeeld in verband met de bereikbaarheid tijdens de vakantieperiode. U kunt daarom optioneel een tweede contactpersoon opgeven.  

Als u gebruikmaakt van deze optie geldt daarbij dat de contactpersonen onderling goed moeten afstemmen welke informatie zij aan DUS-I doorgeven en/of hebben ontvangen.

Vervolgens vragen wij u of u penvoerder, samenwerkingspartner en/of cofinancier bij een MDT-project bent of bent geweest. Zo ja, dan vult u deze gegevens in.

Als u meerdere MDT-projecten hebt lopen, onderbouwt u hoe u een gescheiden projectadministratie voert.

Partnerschap

Op tabblad 3 van het aanvraagformulier vult u het totaal aantal partners van het partnerschap in inclusief u als penvoerder. Afhankelijk van hoeveel partners er in het partnerschap zitten, zijn er twee invulopties mogelijk.

Tot en met 15 partners

Als uw partnerschap, inclusief u als penvoerder, maximaal 15 partners bevat, dan kunt u deze stuksgewijs invullen in het portaal. U vult eerst uw eigen gegevens in (deels automatisch overgenomen uit het vorige tabblad) en daarna per partner de volgende gegevens:

  • Naam organisatie
  • Postcode (hoofd)vestiging
  • Soort organisatie (selecteer 1: bedrijfsleven, onderwijsinstelling, gemeente, provincie, welzijnsinstelling, zorginstelling, culturele instelling, sportverenining of ‘anders, namelijk’)
  • Rol in partnerschap (selecteer 1 of meer: werving van jongeren; intake en matching; MDT-uitvoeringslocatie (doe-plek); ondersteuning van het partnerschap; cofinancieringspartner)

Als een partner (dus inclusief de penvoerder) cofinancier is, dan noteert u per cofinancieringspartner het totaalbedrag (in cash en in kind) aan cofinanciering. Het portaal berekent automatisch het totaal aan cofinanciering van alle partners samen. De bijbehorende verklaring(en) voegt u toe als bijlage in tabblad 10.

16 of meer partners

Als het partnerschap uit 16 of meer partners (inclusief penvoerder) bestaat, dan vult u het door ons beschikbaar gestelde format spreadsheet partners in. Deze kunt u vullen met alle gegevens die overeenkomen met wat bij ‘tot en met 15 partners’ in het portaal wordt uitgevraagd. Vervolgens vult u in het portaal het totaal (in cash en in kind) aan cofinanciering van alle partners samen in. Dit om te zorgen dat alle formules werken, zoals de controle of de financiering gelijk is aan de kosten.

Bij de aanvraag dient u een ingevulde cofinancieringsverklaring MDT 2023 per cofinancier in. Op het voorblad van de cofinancieringsverklaring leest u een uitleg hoe u deze moet invullen.

Optioneel kan de penvoerder nog voor maximaal 5% van de totale (project)kosten garant staan als de cofinanciering nog niet helemaal rond is. De penvoerder is gedurende de subsidieperiode verantwoordelijk voor het alsnog vinden van cofinanciers die dekking kunnen geven. Het bedrag voor de garantstelling vult u in op tabblad 3 en werkt samen met de opgegeven cofinanciering door op tabblad 4 Project en financiering.

Project en financiering

In tabblad 4 vult u de startdatum in van uw toekomstige MDT-project. Daarna selecteert u een projectduur van 2 of 3 jaar. Afhankelijk van de projectduur die u kiest, is daar een minimaal en maximaal subsidiebedrag aan verbonden, zoals genoemd in de artikel 6, eerste lid van de subsidieregeling MDT 2023.

Vervolgens vult u de traject gegevens in:

  • Welk MDT-traject of welke MDT-trajecten uw partnerschap wil gaan aanbieden.
  • Het aantal MDT-trajecten (q).
  • De kostprijs per MDT-traject (p).
  • Aantal MDT-trajecten per variant voor welke kostprijs = dekkingsplan voor de financiering.

Er zijn controlefuncties in het aanvraagformulier ingebouwd om u te helpen bij het correct invullen van de gegevens, bijvoorbeeld:

  • Of er maximaal 5% garantstelling is.
  • Of er minimaal 25% cofinanciering (incl. eventuele garantstelling) van de totale financiering is.
  • Of de totale kosten gelijk zijn aan de financiering (financiering is subsidie plus cofinanciering).

Begroting en inhoudelijke vragen

In tabblad 5 vult u een beknopte begroting in voor de subsidiabele activiteiten, tevens onderverdeeld naar penvoerder, (samenwerkings)partners en derden. Onder derden wordt verstaan: de inkoop van activiteiten bij andere partijen dan de penvoerder en de (samenwerkings)partners.

Let er bij het vullen van de begroting op dat de totale projectkosten gelijk moeten zijn aan de totale financiering (financiering = subsidie plus cofinanciering -inclusief eventuele garantstelling-). Voor een uitgebreidere toelichting over de begroting van uw project, gaat u naar 4.2 van deze handreiking.

Vanaf tabblad 6 Samenvatting van het MDT-project tot en met tabblad 9 Partnerschap en verduurzaming staan er meer inhoudelijke vragen over uw MDT-project. De antwoorden (inclusief de begroting uit tabblad 5) die u geeft worden voorgelegd aan een externe beoordelingscommissie. Onder meer de volgende onderdelen komen voor alle aanvragers terug:

  • Samenvatting van het MDT2023 traject.
  • Samenvatting jongerenreis.
  • MDT-visie.
  • Verwachte realisatie MDT-trajecten.
  • Vragen over de MDT-pijlers: iets doen voor een ander, talentontwikkeling en ontmoeting.
  • Jongerenparticipatie en inspraak.
  • Toelichting op hoe u de verschillende activiteiten (werving,  intake, etc.) gaat vormgeven.
  • Toelichting op verschillende onderdelen van het partnerschap, zoals organisatiestructuur en risico’s en maatregelen.

Afhankelijk van of u al eerder penvoerder bent geweest van een MDT-project komen er nog andere vragen aan bod.

Documenten

In tabblad 10 kunt u volgende documenten uploaden.

  • Een bankafschrift, niet ouder dan 3 maanden.
  • Een ondertekende intentieverklaring tot samenwerking van samenwerkingspartners.
  • Ondertekende cofinancieringsverklaring(en).
  • Optioneel: als u al een samenwerkingsovereenkomst heeft afgesloten, mag deze geüpload worden en vervalt de intentieverklaring tot samenwerking.
  • Optioneel: als u al een Data Sharing Agreement (DSA) heeft afgesloten met partners waarmee u gegevens uitwisselt, kunt u die uploaden.
  • Voor nieuwe aanvragers, een recente jaarrekening.
  • Een volmacht als de ondertekenaar namens aanvrager niet tekenbevoegd is.

Ondertekenen en controleren

In tabblad 11 verklaart de ondertekenaar onder meer alles naar waarheid te hebben ingevuld, ziet u een financeel overzicht en moeten de gegevens van een daartoe bevoegd persoon (of personen, bij gezamenlijke bevoegdheid) of gemachtigde worden ingevuld.

Vervolgens kunt u in tabblad 12 uw gehele aanvraag als pdf-bestand inzien. U kunt het bestand eventueel downloaden. Controleer de gegevens en klik op versturen.

Let op: sluit het venster niet af totdat u de bevestiging per e-mail heeft ontvangen.

Bevoorschotting, verantwoording en vaststelling

In dit hoofdstuk informeren wij u over de bevoorschotting, de projectadministratie, de tussentijdse rapportage en de verantwoording.

Bevoorschotting

Bij verlening van de subsidie ontvangt u een voorschot van 60% van het in de beschikking verleende maximum subsidiebedrag.

Na ontvangst en goedkeuring van de voortgangsrapportage over de eerste 12 maanden van het project, maken wij 30% van het verleende maximum subsidiebedrag aan u over.

De laatste 10% subsidie wordt uitbetaald bij het besluit tot vaststelling. De vastgestelde subsidie kan nooit hoger zijn dan het maximumbedrag dat genoemd is in de verleningsbeschikking. Als de vaststelling van de subsidie lager is dan het verleende maximumbedrag, betalen wij de laaste 10% slechts gedeeltelijk of niet uit. Als de vaststelling lager is dan uitbetaalde voorschotten, moet u een deel terugbetalen.

Bevoorschottingsritme
60% Bij subsidieverlening
30% Na goedkeuring van de eerste voortgangsrapportage
10% Na vaststellingsbesluit

Indien de kosten tijdens de uitvoering van het project lager uitvallen dan voorzien, heeft u de mogelijkheid om het verleende subsidiebedrag naar beneden bij te stellen. Hiertoe dient u een verzoek in bij DUS-I. U ontvangt dan een wijzigingsbeschikking met daarin het besluit op uw verzoek. Als op uw verzoek het verleende subsidiebedrag naar beneden wordt bijgesteld gedurende het project, veranderen de nog uit te betalen voorschotbedragen mee naar beneden. Hierdoor is de kans op een terugvordering van al uitbetaalde voorschotten kleiner.

Projectadministratie en begroting

Projectadministratie

U bent verplicht een projectadministratie bij te houden voor uw MDT 2023-project. Als u meerdere MDT-projecten tegelijkertijd heeft lopen, moeten de projectadministraties (een financiële- en deelnemersadministratie) duidelijk van elkaar gescheiden zijn. Er mag namelijk geen dubbelfinanciering plaatsvinden. Ofwel: u mag dezelfde kosten niet in meerdere projecten opvoeren. U moet gemaakte kosten duidelijk aan een project toekennen. U doet dit onder meer door een factuur aan slechts één project toe te kennen of de factuur door middel van een correcte en transparante verdeelsleutel gedeeltelijk aan de verschillende projecten toe te kennen.

De deelnemersregistratie moet gescheiden zijn om te voorkomen dat een jongere dubbel en/of meer dan tweemaal gefinancieerd wordt voor een MDT-traject. De deelnemersregistratie geeft per jongere aan in welk MDT-project en aan welke MDT-trajectvariant zij hebben deelgenomen en of zij hun traject hebben afgerond. Op grond van deze informatie kan voor MDT 2023 onder meer worden vastgesteld of minimaal 85% van het voorgenomen aantal trajecten is afgerond. De minimale basisgegevens worden ook gebruikt voor onderzoeken. Hierover vindt u meer informatie op doemeemetmdt.nl.

Begroting

In het aanvraagformulier van MDT 2023 vragen we de penvoerder een begroting in te vullen voor de volgende activiteiten:

  • Werving
  • Intake
  • Facilitering van MDT-trajecten: begeleidingskosten
  • Facilitering van MDT-trajecten: overige kosten
  • Coördinerende, uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden
  • Activiteiten met betrekking tot samenwerking, verduurzaming en kennisdeling

Deze begroting is een samenvatting van de interne projectbegroting van het partnerschap.

De bedragen in de interne projectbegroting van het partnerschap moeten realistisch zijn ingeschat en moet u berekenen volgens gangbare bedrijfseconomische principes en volgens het principe ‘p*q’ (prijs maal hoeveelheid). U moet activiteiten reëel begroten om zuinig en effectief om te gaan met de subsidiemiddelen die aan u worden verstrekt bij een toekenning. U mag uw interne projectbegroting naar eigen inzicht opstellen en indelen. Wij adviseren u echter om bovenstaande activiteiten, zoals omschreven in het aanvraagformulier, te gebruiken als hoofdindeling van uw projectbegroting en realisatie. Overleg met uw boekhouder of accountant of de projectbegroting voldoende aansluit op uw financiële administratie en of deze passend is voor de verantwoording van de subsidie. Ten tijde van de verantwoording moet de realisatie van de kosten en het aantal trajecten namelijk inzichtelijk en controleerbaar zijn voor de accountant.

Voor deze regeling geldt een maximum tarief van €130 voor personele inzet per uur inclusief overhead en btw. Voor de inzet van personeel kunt u verschillende uurtarieven (inclusief overhead)  hanteren, bijvoorbeeld voor verschillende functieniveaus. U kunt ook een gemiddeld uurtarief gebruiken voor de inzet van personeel inclusief overhead, waarin u zowel de hogere als lagere functieniveaus heeft opgenomen.

U mag overhead en faciliteiten in principe alleen maar proportioneel doorberekenen in inzet. U doet dit door een opslag voor overhead op te nemen in het uurtarief dat u hanteert voor personele inzet (tot max. 130 euro per uur). U kunt overhead en faciliteiten dus niet apart opvoeren. Alleen in bijzondere omstandigheden mag u hier van afwijken. Dit moet u dan wel motiveren. Voor specifieke en incidentele MDT-activiteiten mag u wel faciliteiten apart doorberekenen. Voorbeelden hiervan zijn materialen, softwarelicenties, huur van bijzondere locaties of inhuur van bijzondere sprekers op een event. De waarde die u aan deze inbreng geeft, moet aannemelijk zijn.  

De interne projectbegroting van het partnerschap maakt geen onderdeel uit van de subsidieaanvraag. Gedurende de projectperiode zal wel aan u worden gevraagd om de uitputting te rapporteren van de bovengenoemde activiteiten. Daarnaast zullen de interne projectbegroting en realisatie bij de verantwoording worden gecontroleerd door de accountant.

Tussentijdse rapportages

U dient per 12 maanden een tussentijdse rapportage in. U ontvangt van DUS-I op tijd een verzoek om de rapportage via een online formulier digitaal in te vullen.

Let op: U hoeft dus niet een eigen format voor een rapportage op te stellen of aanvullend mee te sturen.

Bij de beoordeling van de voortgangsrapportages zullen wij rekening houden met de opstart van projecten. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat de kosten en/of het aantal gerealiseerde MDT-trajecten iets lager zijn dan verwacht, met name in het eerste jaar. Dit heeft niet direct gevolgen voor de aan u verstrekte subsidie.

Als de realisatie van uw project fors lager is dan verwacht, bekijken we in overleg hoe u de realisatie kunt verbeteren. Als er onvoldoende perspectief op verbetering is, kan het tussentijds mogelijk zijn het verleende subsidiebedrag naar beneden bij te stellen. Dit om te voorkomen dat u bij de vaststelling een (groot) bedrag aan subsidie moet terugbetalen. U kunt hiervoor ook zelf een wijzigingsverzoek indienen.

Naast de voortgangsrapportage aan DUS-I, bent u verplicht deel te nemen aan gegevensverstrekking voor onderzoek. Het gaat om:

  • Lijst met kenmerken van de deelnemende jongeren aan een onafhankelijk onderzoeksbureau per kwartaal. Deze gegevens komen niet in het bezit van DUS-I (voor vragen hierover kunt u terecht bij Kantar via mdt@kantar.nl).
  • Jongerenvragenlijst: deelnemende jongeren vullen aan het begin en einde van hun MDT-traject deze vragenlijst in.
  • Projectleidersvragenlijst: eenmaal per kwartaal met geanonimiseerde gegevens van de jongeren.
  • Centraal impactonderzoek.
  • Nader te bepalen beleidsevaluatie door de minister.

Eindrapportage en vaststelling

Na afloop van de projectperiode van 2 of 3 jaar dient u binnen 22 weken een aanvraag tot vaststelling in. De subsidie zal worden vastgesteld op basis van de gerealiseerde kosten en op basis van de realisatie van de MDT-trajecten. Verder heeft deze subsidie andere wijzen voor verantwoording voor instellingen en voor bekostigde onderwijsinstellingen.

Vaststelling op basis van werkelijke kosten en prestaties

MDT 2023 is een ‘werkelijke kosten-regeling’ mét een prestatiecomponent. Dit betekent dat bij de eindverantwoording de hoogte van de subsidie bepaald wordt aan de hand van:

  • Stap 1: De door u gemaakte werkelijke kosten en cofinanciering.
  • Stap 2: Het gerealiseerde aantal MDT-trajecten (inclusief uitval).

Hieronder staan drie rekenvoorbeelden ter verduidelijking van hoe de subsidie aan het einde van een project wordt vastgesteld:

Rekenvoorbeeld 1:
U vraagt subsidie aan voor 1.250 trajecten met een kostprijs van €1.600. De totale projectkosten zijn dus €2.000.000. Het project wordt voor €500.000 gefinancierd met cofinanciering (25%). De verleende subsidie is €1.500.000 (75%). De subsidie is €1.200 per MDT-traject.

Bij de vaststelling blijken de werkelijk gemaakte kosten €1.800.000 te zijn. De gerealiseerde cofinanciering is €450.000. Het aantal gerealiseerde MDT-trajecten is 1.100.

  • Stap 1: De subsidie wordt berekend op basis van de werkelijk gemaakte kosten (€1.800.000 * 75%)= €1.350.000. Omdat aan u bij toekenning € 1.500.000 subsidie is verleend, moet het subsidiebedrag met (€1.500.000 - €1.350.000 =) € 150.000  lager worden vastgesteld. De gerealiseerde cofinanciering (€450.000 / €1.800.000) = 25% van de werkelijk gemaakte kosten en is daarmee in orde.
  • Stap 2: De realisatie van het aantal MDT-trajecten is 88%. Aangezien dit meer dan 85% is, voldoet u aan de eisen van de regeling en heeft dit geen gevolgen voor de vaststelling.

De subsidie wordt dus vastgesteld op €1.500.000 min €150.000 (STAP1) = €1.350.000. Dit betekent dat de laatste 10% van het verleende subsidiebedrag (€150.000) niet meer aan u wordt uitbetaald.

Rekenvoorbeeld 2:
U vraagt subsidie aan voor 1.250 MDT-trajecten met een kostprijs van €1.600. De totale projectkosten zijn dus €2.000.000. Het project wordt voor €500.000 gefinancierd met cofinanciering (25%). De verleende subsidie is €1.500.000 (75%). De subsidie is €1.200 per traject.

Bij de vaststelling blijken de werkelijk gemaakte kosten €1.800.000. De gerealiseerde cofinanciering is €450.000. Het aantal gerealiseerde MDT-trajecten is 1.000.

  • Stap 1: De subsidie wordt berekend op basis van de werkelijk gemaakte kosten (€1.800.000*75%)= €1.350.000. Omdat aan u bij toekenning €1.500.000 subsidie is verleend, moet het subsidiebedrag met (€1.500.000 - €1.350.000 =) €150.000  lager worden vastgesteld. De gerealiseerde cofinanciering van (€450.000 / €1.800.000) = 25% van de werkelijk gemaakte kosten en is daarmee in orde.
  • Stap 2: De realisatie van het aantal MDT-trajecten is 80%. Aangezien dit lager is dan 85%, wordt er niet voldaan aan de eisen van de regeling en wordt de subsidie daarom lager vastgesteld. Er wordt een korting berekend over het tekort van 5% in de realisatie:
    • (1.250 * 0,05) = 62,5 niet subsidiabele MDT-trajecten.
    • (62,5 * €1.200) = €75.000 lagere vaststelling van de subsidie op grond van de realisatie.

De subsidie wordt dus vastgesteld op €1.500.000 min €150.000 (STAP1) min €75.000 (STAP2) = €1.275.000. Dit betekent dat de laatste 10% van het verleende subsidiebedrag (€150.000) niet meer aan u wordt uitbetaald. Ook moet u €75.000 terugbetalen van de reeds aan u uitbetaalde voorschotten.

Rekenvoorbeeld 3:
U vraagt subsidie aan voor 1.250 MDT-trajecten met een kostprijs van €1.600. De totale projectkosten zijn dus €2.000.000. Het project wordt voor €500.000 gefinancierd met cofinanciering (25%). De verleende subsidie is €1.500.000 (75%). De subsidie is €1.200 per traject.

Bij de vaststelling blijken de werkelijk gemaakte kosten €2.000.000 te zijn. De gerealiseerde cofinanciering is €500.000. Het aantal gerealiseerde MDT-trajecten is 950.

  • Stap 1: De subsidie is 75% van de werkelijk gemaakte kosten (€2.000.000 * 75%) = €1.500.000. Dit komt overeen met de verlening. De gerealiseerde cofinanciering (€500.000 / €2.000.000) = 25% van de werkelijk gemaakte kosten en is daarmee in orde.
  • Stap 2: De realisatie van het aantal MDT-trajecten is 76%. Aangezien dit lager is dan 85%, wordt er niet voldaan aan de eisen van de regeling en wordt de subsidie daarom lager vastgesteld: Er wordt een korting berekend over het tekort van 9% in de realisatie:
    • (1.250 * 0,09) = 112,5 niet subsidiabele MDT-trajecten.
    • (112,5 * €1.200) = €135.000 lagere vaststelling van de subsidie op grond van de realisatie.

De subsidie wordt dus vastgesteld op €1.500.000 min €135.000 (STAP2) = €1.365.000. Dit betekent dat van de laatste 10% van het verleende subsidiebedrag (€150.000) nog €15.000 aan u wordt overgemaakt.

Verantwoordingsarrangementen

De regeling MDT 2023 heeft twee verantwoordingsarrangementen:

  1. Voor instellingen
  2. Voor bekostigde onderwijsinstellingen

A. Instellingen
Na afloop van de projectperiode van 2 of 3 jaar dienen instellingen binnen 22 weken een aanvraag tot vaststelling in. Deze bestaat uit:

  • Een activiteitenverslag (inclusief het aantal afgeronde en niet-afgeronde MDT-trajecten, waarvan het prestatiebewijs is gecontroleerd door een accountant).
  • Een financieel verslag.
  • Een assurance rapport / controleverklaring.
  • Een rapport van feitelijke bevindingen van een accountant.

De eisen voor de accountantscontrole worden opgenomen in een accountantsprotocol. U wordt op een later moment geïnformeerd over het accountantsprotocol. U kunt hiervoor ook de website in de gaten houden.
 

B. Bekostigde onderwijsinstellingen
Na afloop van de projectperiode van 2 of 3 jaar dienen bekostigde onderwijsinstellingen binnen 22 weken na afronding van de activiteiten een activiteitenverslag in. Hierin is onder andere de realisatie van de MDT-trajecten en de verwerving van de cofinanciering vermeld.

Daarnaast wordt de subsidie door de accountant gecontroleerd en voorzien van een verklaring volgens verantwoordingsmodel G2 van de regeling jaarverslaggeving onderwijs. Tenslotte vermeldt het bevoegd gezag van de onderwijsinstelling in haar in het bestuursverslag het aantal afgeronde en niet-afgeronde MDT-trajecten.

Meer informatie

Meer informatie staat op de website.

Heeft u vragen? Bekijk de vragen en antwoorden of neem contact met ons op. U ontvangt binnen 2 werkdagen een reactie.

MDT-prooflabel

Het MDT-prooflabel is een keurmerk om de kwaliteit van MDT-trajecten te waarborgen. Bij de subsidieaanvraag moet u verklaren dat u gedurende de subsidieperiode een aanvraag tot MDT-prooflabel zult opstarten.

Meer informatie over het MDT-proof label vindt u op doemeemetmdt.nl.

Tips en aandachtspunten

Hieronder vindt u nog wat tips en aandachtspunten voor het invullen van het aanvraagformulier en voor tijdens de uitvoering van uw project.

Invullen subsidieaanvraag

  • Bekijk het aanvraagformulier eerst eens als voorbeeldversie. Zo ziet u op hoofdlijnen wat u moet invullen. U kunt daarnaast op het eind een ‘blanco- aanvraag aan uzelf mailen en deze als hardkopie uitprinten.
  • Er hoeft geen uitgebreid projectplan en gedetailleerde begroting te worden ingediend, maar het is uiteraard wel belangrijk om deze voor eigen gebruik beschikbaar te hebben. Op die manier kunt u makkelijker bepaalde gegevens invoeren of als aanvullende informatie verstrekken als er vragen zijn tijdens de behandeling van de aanvraag. Ook zal uw accountant bij de vaststelling uw gedetailleerde begroting (en realisatie) raadplegen.
  • Probeer uw rekentarief voor de inzet van medewerkers zo realistisch mogelijk te berekenen. Als kiest voor een te hoog tarief, kan het zijn dat u in werkelijkheid minder kosten maakt en dan moet u bij de vaststelling subsidiemiddelen terugbetalen.  
  • Bij de realisatie van het aantal MDT-projecten geeft u een prognose op. Let hierbij op dat de jaren opgeteld minimaal gelijk is aan het aantal af te ronden trajecten.
  • Wees concreet in uw bewoordingen en laat iemand meelezen voordat u uw aanvraag indient.
  • Zorg dat u alle documenten die u moet uploaden (zie 'Aanvraagproces' stap 2) paraat hebt.

Tijdens de uitvoering van uw project

  • Zorg voor meer werving en intakes om eventuele uitval op te vangen.
  • Voorziet u dat de 85% realisatie van het aantal voorgenomen trajecten niet gehaald gaat worden? Neem dan contact op met DUS-I. Dit moet in het kader van de meldingsplicht en het geeft DUS-I bovendien de mogelijkheid met u de opties te bespreken om eventueel lagere vaststelling en terugbetaling te voorkomen/beperken.
  • Let bij het einde van het MDT-project op dat jongeren hun traject-uren tijdig (voor afloop van de projectperiode) afronden. Als deze uren niet volledig binnen de projectperiode zijn gemaakt, mogen de al gemaakte kosten wel opgevoerd worden, maar telt het traject niet mee in het aantal afgeronde trajecten.