Vragen en antwoorden

Het is de bedoeling dat u bij de aanvraag zo nauwkeurig mogelijk aangeeft wat de verwachte kosten zijn voor een opleiding. De instelling zou een redelijke inschatting moeten kunnen maken van de interesse in een opleiding en het bijbehorende kostenplaatje kunnen opvoeren. Bij twijfel kunt u de resultaten van voorgaande jaren gebruiken om een gerichte schatting te maken. Bij de verantwoording voert u uiteindelijk de werkelijke kosten op.

Zo precies mogelijk. Mocht de exacte datum nog niet bekend zijn, dan volstaat de maand wanneer de activiteiten starten en eindigen.

U kunt het opleidingsjaarplan dat beschikbaar is gebruiken. Hier kunnen dus activiteiten in staan die niet subsidiabel zijn. U hoeft niet een specifiek jaarplan voor de regeling uit te werken, zolang het bestaande jaarplan voldoet aan de eisen. Het activiteitenplan beschrijft alleen activiteiten waarvoor u subsidie aanvraagt.

Deze staan in het Excel-format voor de begroting op basis van standaard uurtarief (tabblad ‘Legenda’) en in bijlage 1 van de regeling.

Opleidingen die ondernemingen (laten) geven om te voldoen aan bindende nationale opleidingsnormen vallen buiten de reikwijdte van de subsidieregeling. Voor steun verstrekt op basis van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV), zoals subsidies in het kader van deze subsidieregeling, moet sprake zijn van een stimulerend effect. Als een opleiding verplicht is en sowieso moet worden gevolgd, ongeacht de mogelijkheid van subsidie, ontbreekt het stimulerend effect.

Uit het voorgaande blijkt duidelijk dat het van geval tot geval zal verschillen of er sprake is van een nationaal bindende opleidingsnorm en een stimulerend effect. Hieronder volgen een aantal handvatten om te bepalen of er (mogelijk) sprake is van een opleiding die bedoeld is om te voldoen aan een nationaal bindende opleidingsnorm:

• Als het bijvoorbeeld gaat om een opleidingsactiviteit die verplicht is in het kader van wettelijke voorschriften, dan is er sprake van landelijke eisen die worden gesteld en is een opleidingsactiviteit in het kader hiervan niet subsidiabel. Hier valt bijvoorbeeld te denken aan landelijke eisen op het gebied van opleiden die noodzakelijk zijn om BIG-geregistreerd te blijven. Het gaat dan om opleidingen of cursussen die worden gevolgd om BIG-geregistreerd te blijven en te voldoen aan wettelijke voorschriften. Zie stap 3a van de beslisboom.
• In het geval van opleidingsactiviteiten om te voldoen aan bepaalde kwaliteitsnormen, is de vraag van belang of deze kwaliteitsnormen voortvloeien uit intern beleid van de instelling of dat dit eisen zijn die anderszins verplicht zijn. In het laatste geval is waarschijnlijk sprake van bindende nationale opleidingsnormen. Zie stap 3a en 3b van de beslisboom.
• Een opleidingsactiviteit als onderdeel van een opleiding of landelijke geldende beroepsaccreditatie kan op zichzelf worden beschouwd als een opleiding/training of cursus in het kader van bindende nationale opleidingsnormen. Maar als een dergelijke opleidingsactiviteit wordt aangeboden door de werkgever om zijn personeel te bekwamen in nieuwe vaardigheden zonder een externe verplichting hiertoe, dan zou zo’n opleidingsactiviteit wel een stimulerend effect kunnen hebben en daarmee subsidiabel kunnen zijn onder deze subsidieregeling. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een cursus om extra handelingen te kunnen uitvoeren bovenop wat een zorgprofessional al bekwaam is om te doen. Zie stap 3b van de beslisboom.

Om te bepalen of een opleidingsactiviteit in aanmerking komt voor subsidie via deze regeling, adviseren wij om de beslisboom te volgen. Geef bij twijfel een schriftelijke motivering om de gevolgde stappen van de beslisboom en het standpunt te onderbouwen. Deze motivering kunnen wij ook opvragen bij de beoordeling.

Bij het aanvragen van subsidie gebruikt u de voorgeschreven formats. Waar relevant kunt u in de formats verwijzen naar het jaarplan, bijvoorbeeld wanneer in het jaarplan duidelijke omschrijvingen van de activiteiten staan.

Ja.

Deze kosten kunt u opgeven onder personeelskosten van opleiders.

Nee. Er geldt geen maximum aantal activiteiten per project. In het aanvraagformulier is ruimte voor 10 activiteiten, maar dit aantal mag u uitbreiden. Wel geldt een maximum van 15 opleidingsprojecten per aanvraag.

Dat kan, maar hoeft niet. E-learning zou in verschillende opleidingsprojecten kunnen terugkomen, zolang het duidelijk is dat het gaat om verschillende e-learning cursussen.

Als er meer subsidie wordt aangevraagd dan er beschikbaar is, houden we bij de toekenning van de subsidie bij ziekenhuizen en klinieken rekening met de Zvw-omzet van de instelling. Voor UMC’s houden we rekening met het personeelsbestand.

Het meerjarig strategisch opleidingsplan is met een werknemersvertegenwoordiging afgestemd. De werknemersvertegenwoordiging moet instemmen met het opleidingsjaarplan. De activiteitenplannen en de begroting hoeven niet te worden voorgelegd.

Als een activiteit niet correct is of een heel opleidingsproject niet correct is, krijgt de aanvrager de tijd om dit verduidelijken en toe te lichten. Wij zullen duidelijk aangeven om welke activiteit of opleidingsproject het gaat. Mocht de activiteit of het opleidingsproject vervolgens nog steeds niet in orde zijn, dan zullen wij uw aanvraag gedeeltelijk toekennen.

Ja, deze wordt automatisch verstuurd na indienen.

Ja. Wij streven ernaar geen incompleetbrieven te sturen rond de feestdagen.

In 2025 plaatsen wij het accountantsprotocol op deze website.

Zie de toelichting bij vraag 1 in de beslisboom: "de opleiding betreft onderwijs waarvoor de onderwijsinstelling reeds financiering ontvangt krachtens de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek of op grond van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs." Het gaat hierbij in ieder geval om onderwijs voor studenten op mbo, hbo- en wo-instellingen.

Voor wat betreft congressen, symposia en klinische lessen geldt dat zij subsidiabel zijn als zij terug komen in de strategische opleidingsplannen en de jaarplannen. Bovendien moet voor deze activiteiten een bewijs van opleiding of certificaat van deelname zijn.

Nee. Een AIOS wordt bekostigd vanuit de beschikbaarheidsbijdrage en komt dus niet in aanmerking voor subsidie.

Overige specifieke casussen zullen wij per geval beoordelen.

Activiteiten zijn subsidiabel vanaf het moment waarop u subsidie aanvraagt. Activiteiten die vooraf worden uitgevoerd zijn dat niet.

Deze kosten kunt u op basis van de salarisschaal opvoeren voor de uren die interne opleiders besteden aan opleiden.

De LMS-kosten zijn niet subsidiabel omdat dit structurele kosten zijn die uw organisatie los van de subsidie ook gemaakt zou hebben. Deze kosten staan vast en veranderen niet door de activiteiten die u onderneemt in het kader van deze subsidieregeling. 

Ja. In tegenstelling tot eerdere informatie is bepaald dat accountantskosten onderdeel van de administratieve kosten kunnen zijn. Dit betekent dat de accountantskosten wel subsidiabel zijn. Heeft u al subsidie aangevraagd? Stuur ons dan een bijgewerkte begroting waarin de accountantskosten wel zijn opgenomen naar somsz@minvws.nl onder vermelding van uw referentienummer.

Ja, deze vallen onder operationele kosten.

Als een hbo-verpleegkundige-opleiding geen opleiding is die gekwalificeerd wordt als door de staat bekostigd onderwijs (omdat het bijvoorbeeld gaat om een duale of verkorte variant), is het mogelijk dat deze opleiding subsidiabel is. Kijk hiervoor in de beslisboom bij deze regeling. Voor verletkosten kunt u geen subsidie ontvangen. Personeelskosten van de opleiders of de personeelskosten van de deelnemers aan de opleiding komen wél in aanmerking. Kosten voor boeken houden rechtstreeks verband met het opleidingsproject en zijn dus subsidiabel. Een opsomming van alle subsidiabele kosten kunt u vinden in de toelichting van de regeling onder het kopje: overige voorwaarden AGVV.

In principe is deze er niet. De SO-MSZ regeling is een nieuwe regeling die op zichzelf staat. Maar de subsidiabele activiteiten en de doelgroep zijn vergelijkbaar met die van de voormalige KPZ-regeling die na 2024 stopt. Er kunnen dan ook geen rechten worden ontleend aan hoe een en ander in die regeling was geregeld.

Nee. U mag niet gedurende het jaar wisselen van wijze van verantwoording. Wanneer een aanvraag is ingediend op basis van het standaarduurtarief, moet u de subsidie ook op die basis verantwoorden. Hetzelfde geldt voor verantwoording op basis van werkelijke kosten.

Er is gekozen voor de laagste schaal en trede omdat dit de enige manier is waarop kan worden gegarandeerd dat de steunintensiteit onder de 50% blijft. Dit is noodzakelijk om de subsidieregeling rechtmatig te houden.

Wanneer een activiteit door medewerkers uit verschillende salarisschalen wordt gevolgd, kunt u per schaal het aantal medewerkers en de bijbehorende kosten opgeven.

Deze kosten kunt u niet opvoeren. Regeldrukkosten zoals uitgelegd in de toelichting van de regeling zijn een berekening van de administratieve lasten voor het opstellen van de subsidieregeling om de administratieve lasten in kaart te brengen. Deze berekening gebeurt aan de hand van het Handboek Meting Regeldrukkosten. Het gaat dus uit van een schatting.

Operationele kosten die rechtstreeks met het opleidingsproject verband houden, zoals operationele kosten van opleiders en deelnemers aan de opleiding, of reiskosten, accommodatiekosten, materiaal en benodigdheden die rechtstreeks met het project verband houden, zijn wel subsidiabel.

Ja, dat mag. Ervan uitgaande dat u het dubbele bedrag verantwoordt.

U moet 100% van de kosten verantwoorden. Het is verplicht om met werkelijke kosten te werken, tenzij u kiest voor vaste tarieven per schaal. In dat geval moet u de werkelijke uren verantwoorden.

De verantwoording moet aansluiten op de activiteiten zoals benoemd in het besluit over de subsidieaanvraag. U moet 100% van de gemaakte kosten verantwoorden. Indien het subsidieplafond is bereikt, moet u aantonen dat minimaal het dubbele van het verleende subsidiebedrag aan kosten is gemaakt.

Het is mogelijk om werkplekleren te bekostigen via deze subsidieregeling. Voor de hoogte van de kosten moet u een zogeheten P (tarief) x Q (duur en aantal werknemers) berekening maken. Hiervoor kunt u gebruikmaken van LMS- en/of roostersystemen. Deze systemen kunt u als betrouwbaar beschouwen als de accountant daar onderzoek naar heeft gedaan.

De urenverantwoording voor werkplekleren moet worden gebaseerd op gerealiseerde uren die op een betrouwbare wijze kunnen worden afgeleid en ontleend aan zulke systemen. Belangrijk is dat de werkelijk bestede herleidbaar moeten zijn uren naar individuele medewerkers. Met accountants kunt u afspraken maken over hoe deze systemen te gebruiken voor registratie en verantwoording van werkplekleren.

Een aanvraag die we na 30 december 2024 om 16.00 uur ontvangen, wordt afgewezen. Uiitsel aanvragen is niet mogelijk. U kunt wel een wijzigingsverzoek indienen nadat uw aanvraag is toegekend. De wijzigingen moeten in lijn met de oorspronkelijke aanvraag zijn. Te radicale wijzigingen kunnen worden afgewezen.

Nee, dit kan niet. Ook niet met een wijzigingsverzoek. Wel is het mogelijk om binnen een opleidingsproject te schuiven, maar het toevoegen van geheel nieuwe activiteiten is niet toegestaan.

De meldingsplicht geldt voor alle opgevoerde activiteiten en bijbehorende kosten. U moet 100% van de gemaakte kosten verantwoorden. Als het subsidieplafond is bereikt, moet u aantonen dat minimaal het dubbele van het verleende subsidiebedrag aan kosten is gemaakt.

Ja. Neem bij twijfel contact met ons op.

Nee.

Het is mogelijk om gedurende het jaar te schuiven binnen een en hetzelfde opleidingsproject. Hiervoor geldt wel een meldingsplicht. Het is aan te raden om gedurende het jaar de balans op te maken. Schuiven tussen opleidingsprojecten is niet toegestaan.

Het opvoeren van een vervangende activiteit is onder voorwaarden mogelijk, als u een verzoek tot herziening heeft ingediend voordat de activiteit van start is gegaan. Dat heeft te maken met het vereiste stimulerende effect.