Ga direct naar inhoud

Subsidie verantwoorden

De verantwoording over een toegekende subsidie uit de LLO-Katalysator bestaat uit een inhoudelijk deel en een financieel deel.

Inhoudelijke verantwoording

De inhoudelijke verantwoording is bedoeld om te evalueren of uw project goed en volgens plan is verlopen. In de rapportage(s) kunt u eventuele aandachtspunten en wijzigingen nader toelichten. De verzamelde gegevens worden ook gebruikt voor onderzoek naar de beleidsdoelen van de LLO-Katalysator en in het kader van een lerende aanpak.

  • De inhoudelijke verantwoording over een klein project bestaat alleen uit een eindrapportage na afloop van de subsidieperiode.
  • De inhoudelijke verantwoording voor een groot project bestaat uit een jaarlijkse voortgangsrapportage en een eindrapportage.

De uiterste datum voor het aanleveren van de eerste voortgangs- of eindrapportage staat in de toekenningsbeschikking die u van ons heeft ontvangen. Wij sturen u per e-mail een link naar een online formulier waarmee u de vragen kunt beantwoorden en de rapportage kunt indienen. Bent u eerder klaar met uw project? Dan dient u de eindrapportage in binnen 13 weken na afronding van de laatste activiteiten.

Wij toetsen alle binnengekomen rapportages eerst op volledigheid. Daarna beoordeelt een adviseur van DUS-I of de voortgang van het project en de behaalde resultaten voldoende inzichtelijk zijn gemaakt. Als iets onduidelijk is kunt u hierover een vraag verwachten.

De commissie die uw aanvraag heeft beoordeeld, heeft geen rol meer bij de inhoudelijke verantwoording. De uitvoeringsorganisatie van de LLO-Katalysator kijkt wel mee naar de inhoud van de jaarlijkse voortgangsrapportages en biedt waar nodig ondersteuning aan de deelnemers voor de monitoring.

Voorbeelden vragenlijsten

Begin 2025 plaatsen wij de definitieve verplichte formats voor de inhoudelijke verantwoording op deze website. In de tussentijd ziet u hieronder alvast de vragenlijsten die u kunt verwachten. Elke vragenlijst eindigt met vragen over het kwantitatieve bereik van uw project. Deze gegevens hebben wij nodig om een beeld te krijgen van het effect van de LLO-Katalysator.

Heeft u in de tussentijd vragen over de verantwoording? Neem dan contact met ons op.

LLO-oplossingen energie- en grondstoffentransitie (bouwsteen 2)

LLO-professionalisering opleiders (bouwsteen 3)

Financiële verantwoording

De financiële verantwoording over een subsidie uit de LLO-Katalysator verloopt via de administratie- en boekhoudprocessen van de penvoerder. Kort samengevat moet hieruit blijken waar het geld naartoe is gegaan en hoeveel uren aan het project zijn besteed. Als een project wordt uitgevoerd door een samenwerkingsverband, moeten alle partijen meewerken aan de verantwoording over de subsidie en de verplichtingen nakomen. Dit geldt dus ook voor de gerealiseerde cofinanciering.

De financiële projectadministratie wordt gebruikt voor de verantwoording over de subsidie in het jaarverslag van de penvoerder via model G in bijlage 4 van de regeling Jaarverslaggeving onderwijs. Uw instelling levert jaarlijks een financieel verslag aan bij DUO. De instellingsaccountant controleert het totale jaarverslag. Hieruit blijkt onder andere welk deel van de subsidie is gebruikt, en welk deel eventueel wordt doorgeschoven naar een volgend boekjaar of niet is besteed binnen de subsidieperiode.

Heeft u een vraag over de financiële verantwoording? Bijvoorbeeld over de urenregistratie of het bijhouden van betalingen? Dan kunt u deze stellen aan de financiële afdeling van de organisatie van de penvoerder. Bij onduidelijkheden over de toepassing van model G kunt u het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2024 bekijken. Vragen hierover kunt u stellen via accountantsprotocol@owinsp.nl.

Klein project

Bij een klein project stellen wij de subsidie bij verlening direct vast. U mag de subsidie alleen besteden aan de activiteiten waarvoor u subsidie hebt ontvangen. Bij de aanvraag heeft u hiervoor een activiteitenplan en een begroting ingediend.

U verantwoordt de subsidie in de jaarverslaggeving volgens de regeling Jaarverslaggeving onderwijs met model G, onderdeel 1. Als de activiteiten zijn uitgevoerd en aan de verplichtingen is voldaan, mag u het niet-gebruikte deel van de subsidie gebruiken voor andere activiteiten waarvoor bekostiging wordt verstrekt.

Groot project

Bij een groot project betalen wij de subsidie in voorschotten uit. Ook bij een groot project geldt dat u de subsidie alleen mag gebruiken voor de activiteiten waarvoor u subsidie hebt ontvangen. Bij de aanvraag heeft u hiervoor een activiteitenplan en een begroting ingediend.

U verantwoordt de subsidie in de jaarverslaggeving volgens de regeling Jaarverslaggeving onderwijs met model G, onderdeel 2. De uiteindelijke subsidie stellen wij namelijk vast op basis van de daadwerkelijke gerealiseerde subsidiabele kosten. Wij gebruiken hiervoor het jaarverslag dat door de penvoerder bij DUO is aangeleverd over het boekjaar waarin het project is afgerond. Ook het niet-bestede subsidiebedrag staat daarin vermeld. Is dit het geval voor uw project? Dan stellen we de subsidie lager vast en moet u dit deel van de subsidie na afloop van de subsidieperiode terugbetalen.

Meldingsplicht bij wijzigingen

Zijn er activiteiten die u niet, niet op tijd of niet volledig kunt uitvoeren? Of verandert er iets aan uw situatie? Dan moet u dit aan ons melden. Doe dit zo snel mogelijk. DUS-I kan de subsidie verlagen als u niet aan de meldingsplicht voldoet.

Wijzigingen die geen invloed hebben op de subsidie kunt u in de voortgangsrapportage beschrijven.

Twijfelt u of u iets moet melden? Neem dan contact met ons op.

Bewaartermijn administratie

U moet de gehele projectadministratie tot en met 10 jaar na de vaststelling bewaren. Dit kan afwijken van de gebruikelijke termijn die binnen uw instelling geldt.

Meer informatie

Alle informatie staat in de regelingen:

LLO-oplossingen energie- en grondstoffentransitie 2023–2026 (bouwsteen 2)

LLO-professionalisering opleiders 2023–2026 (bouwsteen 3)

Vragen?

Heeft u vragen? Bekijk de vragen en antwoorden of neem contact met ons op. U ontvangt binnen 2 werkdagen een reactie.