Ga direct naar inhoud

Subsidie verantwoorden

Heeft u voor uw project een subsidie toegekend gekregen uit de LLO-Katalysator? Op deze pagina leest u meer over de inhoudelijke en financiële verantwoording.

Inhoudelijke verantwoording

De inhoudelijke verantwoording over een toegekende subsidie uit de LLO-Katalysator verloopt altijd via de penvoerder. Aan de hand van een online vragenformulier evalueert u of uw project volgens plan is verlopen. Ook kunt u ook eventuele wijzigingen ten opzichte van de oorspronkelijke aanvraag nader toelichten.

  • De inhoudelijke verantwoording over een klein project bestaat alleen uit een eindrapportage na afloop van de subsidieperiode.
  • De inhoudelijke verantwoording over een groot project bestaat uit een jaarlijkse voortgangsrapportage en een eindrapportage.

Wanneer en hoe kunt u een rapportage indienen?

De uiterste datum voor het aanleveren van de eerste voortgangs- of eindrapportage staat in de toekenningsbeschikking. Wij sturen u een e-mail met een link naar het online vragenformulier waarmee u de rapportage kunt indienen.

Bent u eerder klaar met uw project? Stuur dan een bericht naar llo-katalysator@minvws.nl. U moet namelijk binnen 13 weken na afronding van de laatste activiteiten een eindrapportage indienen.

Hoe beoordelen wij uw rapportage?

Wij toetsen alle binnengekomen rapportages eerst op volledigheid. Daarna beoordeelt een adviseur van DUS-I of u de voortgang van het project en de behaalde resultaten voldoende inzichtelijk heeft gemaakt. Als er iets onduidelijk is of als er meer toelichting gewenst is, neemt de adviseur van DUS-I contact met u op.   

De verzamelde gegevens worden ook gebruikt voor onderzoek naar de beleidsdoelen van de LLO-Katalysator. Het programmateam kijkt mee naar de inhoud van de rapportages, biedt ondersteuning waar nodig en stimuleert een lerende aanpak tussen de verschillende projecten.   

Voorbeelden vragen inhoudelijke verantwoording

Begin 2025 plaatsen wij de definitieve versies van de verplichte online vragenformulieren voor de inhoudelijke verantwoording op deze website. In de tussentijd ziet u hieronder alvast de vragen die u kunt verwachten.

LLO-oplossingen energie- en grondstoffentransitie (bouwsteen 2)

LLO-professionalisering opleiders (bouwsteen 3)

Financiële verantwoording

Ook de financiële verantwoording over een toegekende subsidie uit de LLO-Katalysator verloopt altijd via de penvoerder. Als een project wordt uitgevoerd door een samenwerkingsverband, dan moeten alle partijen de benodigde verantwoordingsinformatie aanleveren aan de penvoerder. Dit geldt ook voor de onderbouwing van de gerealiseerde cofinanciering voor een groot project (bouwsteen 2).

De financiële verantwoording verloopt via deze stappen:

  • De projectadministratie wordt verwerkt in de financiële administratie van de penvoerder. Dit is altijd een onderwijsinstelling die de besteding van alle (publieke) middelen moet verantwoorden in het jaarverslag.
  • De onderwijsinstelling verantwoordt de subsidie uit de LLO-Katalysator via model G in bijlage 4 van de regeling Jaarverslaggeving onderwijs (onderdeel 1 voor een klein project en onderdeel 2 voor een groot project). Hieruit blijkt welk deel van de subsidie is gebruikt, en welk deel wordt doorgeschoven naar een volgend boekjaar of niet is besteed binnen de subsidieperiode. Ook blijkt hieruit of aan de (financiële) subsidieverplichtingen is voldaan.
  • De instellingsaccountant van de penvoerder controleert het jaarverslag en noteert de bevindingen in een controleverslag. Vervolgens stuurt de penvoerder het jaarverslag met het controleverslag van de accountant naar de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO).
  • DUS-I ontvangt het jaarverslag en het controleverslag van DUO. Wij controleren wat er is opgenomen over de subsidie uit de LLO-Katalysator en of dit in overeenstemming is met de toekenningsbeschikking.

Vaststelling subsidie kleine projecten

Bij een klein project wordt de hoogte van de subsidie bij toekenning direct vastgesteld. We controleren wel achteraf of in het jaarverslag is opgenomen dat de subsidie is besteed aan de activiteiten waarvoor deze is bedoeld.

Vaststelling subsidie grote projecten

Bij een groot project wordt de hoogte van de subsidie vastgesteld na de beoordeling van de eindrapportage en na afloop van de subsidieperiode. Dit doen we op basis van de daadwerkelijke gerealiseerde subsidiabele kosten. Hiervoor controleren we de jaarverslagen van de penvoeder die zijn uitgebracht gedurende de looptijd van het project.

Heeft u minder kosten op het project gemaakt dan oorspronkelijk begroot? Dan stellen we de subsidie naar rato lager vast en moet u dit deel van de subsidie terugbetalen.

De financiële verantwoording kan door DUS-I pas worden beoordeeld als we het jaarverslag hebben ontvangen over het boekjaar waarin het project is afgerond. Daarom kan het gebeuren dat de subsidie pas een jaar na de eindrapportage wordt vastgesteld. Bij een groot project ontvangt u daarom eerst een terugkoppelingsbrief op uw eindrapportage en daarna een aparte vaststellingsbeschikking.

Vragen over de financiële verantwoording?

Heeft u een vraag over de financiële verantwoording? Bijvoorbeeld over de manier van urenregistratie of over het bijhouden van betalingen? Dan kunt u deze stellen aan de financiële administratie van de penvoerder.

Bij onduidelijkheden over de toepassing van model G kunt u de financiële administratie van de penvoerder raadplegen. Ook kunt u het Onderwijsaccountantsprotocol OCW 2024 bekijken. Vragen hierover kunt u stellen bij de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) via ico@duo.nl.

Meldingsplicht bij wijzigingen

Zijn er activiteiten die u niet, niet op tijd of niet volledig kunt uitvoeren? Brengt u substantiële wijzigingen aan in de begroting van uw project, of is uw financiële realisatie duidelijk hoger of lager dan gepland? Dan moet u dit aan ons melden. Doe dit zo snel mogelijk. DUS-I kan de subsidie verlagen als u niet aan de meldingsplicht voldoet.

Wijzigingen die geen invloed hebben op de subsidie kunt u in de voortgangsrapportage van een groot project beschrijven.

Twijfelt u of u iets moet melden? Neem dan contact met ons op.

Bewaartermijn administratie

U moet de gehele projectadministratie tot en met 10 jaar na de vaststelling bewaren. Dit kan afwijken van de gebruikelijke termijn die binnen uw instelling geldt.

Meer informatie

Alle informatie staat in de regelingen:

LLO-oplossingen energie- en grondstoffentransitie 2023–2026 (bouwsteen 2)

LLO-professionalisering opleiders 2023–2026 (bouwsteen 3)

Vragen?

Heeft u vragen? Bekijk de vragen en antwoorden of neem contact met ons op. U ontvangt binnen 2 werkdagen een reactie.