Loonaangifte verantwoording 2023

Tijdens de verantwoording in 2022 van de subsidie Bonusregeling bleek dat het leveren van een volledige loonaangifte de grootste uitdaging was voor subsidieaanvragers. De loonaangiftes uit de salarisgebruikssystemen voldoen namelijk niet aan de eisen van de subsidieregeling. Onderin vindt u twee manieren waarbij de loonaangifte wél aan de eisen voldoet.

Loonaangifte opvragen

De juiste loonaangifte kunt u in de meeste gevallen bij de Belastingdienst opvragen via het belastingportaal bij ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’ onder ‘Loonheffingen’. U kunt de loonaangifte ook telefonisch opvragen bij de Belastingdienst (let op: dit kan tot 6 weken duren).

Geen persoonsgegevens

De ingezonden loonaangiftes moeten ook voldoen aan de privacywetgeving. Dit betekent dat op de loonaangifte geen persoonsgegevens mogen staan. DUS-I heeft alleen het werkgeversdeel van de loonaangifte nodig en dus niet het werknemersdeel. Eventuele persoonsgegevens moet u anonimiseren.

Kenmerken op de loonaangifte

Zorg ervoor dat op de loonaangifte de volgende kenmerken staan:

Naam organisatie
Tijdvak
Loonheffingsnummer
Betalingskenmerk

Benaming eindheffingen

Ook moet de benaming van de eindheffingen voor derden en medewerkers op de juiste manier in de loonaangifte staan:

Bij de eindheffing voor medewerkers in loondienst moet de benaming in de aangifte zijn: ‘Eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling’.
Voor derden is de benaming op de aangifte: ‘Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard’.

Alternatieve werkwijze

Wanneer u géén loonaangifte kunt aanleveren met de vier genoemde kenmerken die de Belastingdienst geeft, kunt u gebruikmaken van een alternatieve werkwijze.

Benodigde documenten

Een loonaangifte uit eigen software of van een externe organisatie waarop duidelijk ‘Eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling’ en/of ‘Eindheffing publiekrechtelijke uitkeringen en tijdelijke knelpunten van ernstige aard’ staat (bij voorkeur zo veel mogelijk informatie).
Een screenshot van de zakelijke belastingdienstpagina met daar op het loonheffingsnummer en het betalingskenmerk van de betreffende periode;
Een bankafschrift van de betaling van de genoemde eindheffingen.

Waarom deze documenten?

Op de loonaangiftes staan de eindheffingen die wij kunnen controleren en vergelijken met de rest van de verantwoording en/of het jaarverslag.
Op het screenshot van de belastingdienstpagina kunnen wij de loonaangifte vergelijken met het bankafschrift van de betaling.
Op het bankafschrift kunnen wij zien of de genoemde bedragen overeenkomen met de rest van de verantwoording en de loonaangifte, en kunnen wij zien of de betaling daadwerkelijk heeft plaatsgevonden.